Tarjouslaskenta pk-teollisuudessa: kaava, esimerkki ja yleisimmät virheet

Mitä tarjouslaskenta on?

Tarjouslaskenta on prosessi, jossa asiakkaalle annettava hinta muodostetaan työn kustannuksista eikä tunnelmasta tai edellisen tarjouksen hinnasta. Konepajassa, huollossa ja projektityössä kustannus koostuu samoista osista: ihmisten työajasta, koneajasta, asetuksista, materiaalista, alihankinnasta ja yrityksen yleiskuluista.

Hyvä tarjouslaskenta ratkaisee kolme asiaa. Se kertoo, mitä työ oikeasti maksaa. Se näyttää, paljonko työhön pitää jäädä katetta. Ja se säilyttää oletukset, jotta toteumaa voi myöhemmin verrata siihen, mitä tarjousvaiheessa luultiin.

Tarjouslaskennan perusteet: keskeiset käsitteet

Tarjouslaskennan perusteet on helppo oppia, kun käsitteet pysyvät erillään. Näitä sanoja käytetään tässä oppaassa ja useimmissa tarjouslaskentatyökaluissa.

• Omakustannus. Kaikki työn suorat kustannukset: työ, kone, asetus, materiaali, hukka ja alihankinta sekä työhön kohdistetut yleiskulut. Se on hinnan alaraja, jonka alle ei kannata mennä.
• Yleiskulut. Kiinteät kulut, joita ei voi kohdistaa suoraan yhteen työhön, kuten vuokra, hallinto ja vakuutukset. Ne kohdistetaan työhön yleensä tuntihinnan kautta.
• Konetuntihinta. Koneen kustannus yhtä käyttötuntia kohti: investointi, käyttöaste, huolto, energia ja tila. Ei sama asia kuin koneen vuokrahinta.
• Asetusaika. Aika, joka kuluu koneen tai työn valmisteluun ennen tuotantoa. Se on kertaluonteinen kustannus erää kohti.
• Eräkoko. Kappaleiden määrä, jotka tehdään yhdellä asetuksella. Asetusaika jaetaan eräkoolla.
• Hukka. Materiaali, joka kuluu tuotteeseen päätyvän määrän lisäksi: leikkuuhukka, aloituskappaleet ja romutus. Ilmoitetaan prosenttina materiaalista.
• Kate. Myyntihinnan ja omakustannuksen erotus, euroina tai prosenttina myyntihinnasta: kate % = (hinta − omakustannus) ÷ hinta.
• Kustannuslisä. Prosentti, joka lisätään kustannukseen. Se ei ole sama kuin kate: 25 % lisä kustannukseen on 20 % kate myyntihinnasta.
• Tavoitekate. Kate-%, jonka yritys haluaa työltä myyntihinnasta. Hinta lasketaan sen mukaan: omakustannus ÷ (1 − tavoitekate).
• Jälkilaskenta. Toteutuneen kustannuksen vertaaminen tarjousvaiheen arvioon. Se kertoo, mitkä oletukset pitivät ja mitkä eivät.

Tarjouslaskennan kuusi vaihetta

Laskuesimerkki: konepajaosa, 50 kappaleen erä

Esimerkin luvut ovat kuvitteellisia, mutta laskentatapa on sama kuin tuotteen kappalehinnan muodostuksessa: työ, asetus per kappale, materiaali ja hukka muodostavat omakustannuksen, ja kate lasketaan myyntihinnasta.

Eräkoko muuttaa hinnan

Sama osa, sama kone ja sama materiaali, mutta eri eräkoko. Ero syntyy pelkästään siitä, miten asetusaika jakautuu kappaleille.

Yhden kappaleen tarjous maksaa tässä esimerkissä noin 5,7-kertaisesti 200 kappaleen erän kappalehinnan. Siksi eräkoko kannattaa kysyä asiakkaalta jo tarjouspyyntövaiheessa ja tarjota tarvittaessa useampi hinta eri eräkokoihin.

Yleisimmät virheet tarjouslaskennassa

• Yksi vakiokerroin kaikille töille. Työt kuormittavat koneita ja ihmisiä eri tavalla, joten sama prosentti kaikkeen kaataa kannattavuuden jollekin työtyypille.
• Kate sekoitetaan kustannuslisään. 25 % lisä kustannukseen on 20 % kate myyntihinnasta.
• Asetusaika puuttuu tai se jaetaan väärällä eräkoolla. Pieni erä näyttää kannattavalta, vaikka asetus syö koko katteen.
• Konetuntihinta on arvio. Jos käyttöastetta, huoltoa ja energiaa ei ole laskettu, konetunnin hinta on liian matala tai liian korkea.
• Hukka ja alihankinta arvioidaan optimistisesti. Tarjous voittaa kaupan mutta ei tuota katetta.
• Yleiskulut jäävät pois tai kohdistetaan arvauksella. Silloin hinnat eivät ole vertailukelpoisia keskenään.
• Tarjouksen oletukset eivät säily. Kun työ on tehty, ei voi enää selvittää, mitä tarjousvaiheessa oletettiin, eikä seuraava tarjous parane.
• Toteumaa ei verrata tarjoukseen. Ilman jälkilaskentaa samat virheet toistuvat tarjouksesta toiseen.

Lisää aiheesta: Jälkilaskenta konepajassa →

Tarjouslaskenta Excelissä vai ohjelmistossa?

Laskukaava voi olla täysin sama Excelissä ja ohjelmistossa. Ero on siinä, mitä laskennan ympärillä tapahtuu.

Excel on hyvä aloitus. Ohjelmisto kannattaa harkita, kun kustannuspohjat alkavat levitä useaan tiedostoon tai kun halutaan tietää, tuottivatko tarjotut työt sen katteen, jonka niille laskettiin. Aloita ilmaisella pohjalla: tarjouslaskenta Excel -pohja → Lue lisää: tarjouslaskentaohjelmisto pk-teollisuudelle →

Mitä tarjouksessa pitää lukea?

Laskelma on vasta puoli tarjousta. Asiakkaalle lähtevässä tarjouksessa pitää olla hinnan lisäksi ne tiedot, joista myöhemmät erimielisyydet yleensä syntyvät:

• Mitä hinta sisältää. Määrä ja eräkoko, onko rahti, pakkaus ja matkakulut mukana, ja onko hinta verollinen vai veroton.
• Toimitusehto ja -aika. Esimerkiksi Incoterms-lauseke (kuka maksaa rahdin) ja toimitusaika tilauksesta.
• Maksuehto ja voimassaolo. Maksuaika ja päivämäärä, johon asti hinta on voimassa. Materiaalin hinta voi muuttua nopeasti.
• Rajaukset ja oletukset. Mitä tarjous ei sisällä (esimerkiksi piirustuksen muutokset) ja mihin tilauksen kokoon hinta perustuu.
• Versio. Tarjouksen numero ja versio, jotta tiedetään, mihin versioon asiakas on vastannut.

Tarkistuslista ennen tarjouksen lähettämistä

1. Materiaali, hukka, työ, koneaika, asetus ja alihankinta ovat mukana.
2. Asetus on jaettu oikealla eräkoolla ja eräkoko on sama kuin tarjouspyynnössä.
3. Konetunti- ja työtuntihinta perustuvat lasketuun kustannukseen, eivät arvioon.
4. Yleiskulut on kohdistettu sovitulla tavalla.
5. Kate on laskettu myyntihinnasta kaavalla omakustannus ÷ (1 − kate), ei kustannuslisänä.
6. Mikään rivi ei ole alle omakustannuksen, ja kokonaiskate on tavoitteessa.
7. Toimitusehto, rahti ja voimassaoloaika on kirjattu tarjoukseen.
8. Oletukset (hukka, saanto, käyttöaste) on tallennettu, jotta toteumaa voi verrata niihin.

Näin tarjouslaskenta tehdään Cinterimissä

Cinterim on suomalainen Windows-ohjelma pk-teollisuuden, huollon ja projektityön tarjouslaskentaan ja jälkilaskentaan. Tarjouslaskennassa käytetään samaa kustannuspohjaa kuin jälkilaskennassa:

• Tuotteelle rakennetaan työvaiheet (konetunti, tuntityö, kiinteä hinta tai alihankinta), materiaalit, alatuotteet ja muut kustannuserät. Ohjelma näyttää kappalehinnan erittelyn: työ, asetus, materiaali, hukka ja kate.
• Kate näkyy tarjousriviltä heti, ja ohjelma varoittaa, kun rivi jää alle omakustannuksen. Kateprosentin voi asettaa itse, ja hinnan säätö jakaa tavoitehinnan riveille.
• Tarjouksen muokkaus luo uuden version, ja vanha jää historiaan. Kun tarjous muuttuu tilaukseksi, alkuperäinen kustannusarvio säilyy vertailupohjana.
• Tuotteet ja materiaalit voi tuoda Excelistä, Netvisorista tai Fennoasta, ja tarjouksen voi esikatsella ennen lähetystä.

Usein kysyttyä tarjouslaskennasta